分支机构学术活动(包含学术年会、研讨会、论坛、培训班)须知总会以下要求:
一、活动范围
各分支的学术活动原则不跨专业,不跨行业,以各分支机构名称所涉范围为主开展活动。
二、活动申报
1、各活动须提前50天向总会秘书处申报(填表)。
2、如活动为会议的,须在会召开前7天补充提供会议印刷资料,及相关合作资料。
3、凡在会议背景板与印刷的会议资料中的单位(包括企业),应提供单位简介和组织机构代码证复印件。
4、申报时须提供并不限于以下资料:①活动名称;②主办
单位、协办单位、支持单位、承办单位名称;③活动拟定时间地
点;④拟参加人员和规模;⑤拟邀出席的领导、嘉宾名单;⑥会
议背景板图案;⑦活动介绍及意义;⑧活动预算及经费来源情况。
5、活动结束后,申报单位应及时将新闻通稿报总会秘书处审核后公布。及时做好活动的总结工作,须在一周内将资料上交总会秘书
处存档。(内容包括不限于:活动现场情况、活动社会效果、活
动财务状况、所有参会人员签名单的复印件)
6、各类业务活动,总会秘书处应至少有一位副秘书长以上
领导或处室负责人出席会议。
三、特殊活动
1、举办展览会、博览会等活动须事先经过总会秘书长办公
会议同意。
2、开展涉外活动,应根据实际情况按照国家中医药管理局
和活动开展当地公安机关有关涉外规定进行报备。
3、研讨会、论坛开展前需经国家中医药管理局备案。
四、账务管理
1、会议收费原则上不得超过600元/人/天,培训收费原则
上不得超过800元/人/天,国家级继续教育项目原则上不得超过
800元/人/天。
2、分支机构会议收费须纳入总会财务统一管理,分支机构
不得办理银行帐号,也不得由其它单位代管经费。
3、会议财务开支由分支机构主要负责人或其授权人签字并
报总会秘书处,总会财务部门依法审核后根据实际支出情况予以
开支。
会议费开支范围包括专家讲课酬金、会议住宿费、伙食费、
会议场地租金、交通费、宣传费、文件印刷费、医药费、工作人
员劳务费等。
交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表
考察、调研等发生的交通支出。
4、进入总会账户的会议收费,总会扣除8%的服务费及缴纳相关税费。
一、立项流程
1、申报者撰写项目申报书并经所在单位审核同意;
2、所有待申报项目的开题报告,提交学术事务处初审;
3、由学术事务处组织学术委员会召开项目评审会,就该课题的
立题意义、社会推广的预期效果、技术路线的可行性、课题组成员及
经费预算等进行论证,提出评审意见,并上报秘书处审批;
4、得到经费的合作课题,应将课题相关资料及合同复印件报计
财处登记、备案;:
二、项目管理
1、科研项目实行项目主持人负责制。各课题组成员可以交叉。
跨项目组的科研课题,采取双向选择,自由组合的方式进行。
2、项目负责人对项目全面负责,具有管理权。全面负责项目的
进度、经费、人员调配、物资领取、项目奖金和绩效奖励分配等项工
作,按项目进度完成各项任务并接受学术事务处的检查考核。
三、基层科研工作站管理
进一步贯彻落实国务院《关于扶持和促进中医药事业发展的意
见》,对中医药科研工作进行政策、资金支持,鼓励科研院校与基层
中医药机构的合作,提高基层医务工作者的科研水平,我会特设立基
层科研工作站,符合以下条件的单位,可申请设立:
1、具有独立法人资格,工作状况良好,三级以下医院。
2、能够为科研工作提供场地、经费等服务保障条件。
3、承担我会2项以上科研项目,并顺利结题。
4、拥有一定数量可承担科研的专业技术人才队伍。
5、已制定近三年工作计划和年度工作目标,明确目标任务和知识产权归属及受益分配等事项。
6、项目主要承担人员每年至少接受学术事务处基层科研培训1次。
四、检查评估
1、学术事务处每年对项目执行情况进行检查和考核。项目应按
时将阶段性小结和评价及工作进程等情况上报学术事务处,每季度至
少有一小结。学术事务处不定期抽查项目执行情况。
2、科研项目的研究内容、项目组成员、进度计划及经费预算一
经确定,项目组未经批准不得擅自变更或修改,如遇特殊情况需上报
学术事务处审批,并交计财处备案。
3、研究工作中形成的所有资料不得短缺,不得据为已有。
4、实验记录应及时、准确、真实、完整。科研记录内容主要包
括实验名称、方案、人员、时间、材料、环境、方法、具体的实验步
骤、过程、结果等,并应准确记录观察指标的数据变化。每项实验结
束后,应进行数据处理和分析,并有文字小结。
五、结题验收
1、研究工作全部结束后,由负责人撰写总结报告及有关论文,
并将结题报告上报学术事务处。负责人负责将所有项目相关资料整理
上交学术事务处归档。
2、学术委员会对项目进行审查验收,并出具结题报告。
3、因客观原因,不能完成科研项目者,项目负责人要写出拖延
理由,上交学术事务处,论证后做如下处理:
1)有继续研究价值的项目,在下一年度必须完成。
2)无继续研究价值的项目,由负责人写出终止原因报告,经批
准后,负责人应做好技术资料的清理、归档和仪器试剂的清点移交工
作,剩余经费收回。未做好善后工作的不能接受新项目。
3)对无正当理由不按计划完成课题者,项目负责人将没有资格再承担任何项目。
六、经费管理
(一)学术事务处内项目经费管理
1、学术事务处下达的项目,经学术委员会讨论,秘书处批准后,
项目负责人应将开题报告书或协议书、合同书及批准经费的详细预算
交学术事务处办理立项拨款手续。
2、计财处按总经费的10%预拨项目启动费,余额根据项目组预
算申请统一管理。
(二)以上经费的处理均由学术事务处按照规定办理,计财处审
核,上报秘书处批准后,方可使用。
(三)项目经费的使用范围及权限
1、项目负责人应按预算计划严格执行审批手续,并有详细的经费使用记录。
2、所有与项目相关的支出均由项目负责人签字,学术事务处审核及秘书处批准后方可报销。
3、所购物资需到计财处办理登记入库手续,方可报销。
4、凡属单位内可以协调解决的事宜,应在单位解决,并计入课
题经费支出,例如制作幻灯片、交通工具、打印、复印等;
5、所有支出报销时,由学术事务处审核,如有变动可报请秘书处复审。
(四)自筹经费项目经费管理
1、自筹经费项目指项目承担人自筹经费,或由所在单位拨款开展科研的项目。
2、由所在单位拨款开展科研的项目,参照所在单位相关经费管理执行。自筹经费开展科研的项目,经费管理受计财处监督。
3、自筹经费项目,均需在结题时提交完整财务支出说明,并经计财处审核,否则不予结项。
七、成果管理
1、科技成果是指在实验或理论上有创造性,有一定科学水平和实用价值的新技术、新方法、新器材、新药物、新理论、新认识等等。
2、凡在科技工作中取得的具备新颖性、先进性和实用性,符合科技成果范围,均应按国家、省、市成果登记办法进行登记,否则不允许申报任何奖励。
3、申报前应将相关资料报学术事务处,并通过学术委员会初审。
4、凡申报国家科技奖励或省、市科技奖励的成果,按国家、省、市有关条例准备相关资料、填写各种申报表、鉴定书,并提前查新检索。
5、参加鉴定的课题,由课题负责人向鉴定委员会做成果报告,备齐申报材料。
6、通过鉴定的课题,按规定上报、登记并存档。
八、档案归档
1、科技档案由课题负责人按时立卷归档,与外单位协作的,由主办单位保存。
2、获奖的科研课题,公布获奖等级后三个月内,整理立卷后移交学术事务处,获奖证书复印件提交备案。
3、科技档案归档的文件资料,包括审批文件、任务书、委托书、
开题报告书、设计方案、协议书、合同书;实验研究调查、分析、试
制、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据,论文清单、成果
申报材料、审批材料、成果奖励文件、成果推广使用证明材料、发明
证书、奖励、经费收支结算等。
严格按照《中国中医药研究促进会分支(代表)机构管理办法》(暂行)规定,提交详细的申请报告和相关材料。具体分为四个阶段:
第一阶段:申请阶段
1、提交《申请书》(内含申请原因、可行性报告、资质证明、申请人及发起人简介与联系方式、学术支持单位简介等内容)。
2、申请人及发起人应具备下列条件之一:
(1)博士学位
(2)正高职称
(3)硕士研究生导师
(4)依法在中华人民共和国境内成立的实体机构
学术支持单位原则为对口的公立单位。
3、会长(主委)候选人须具正高职称或担任国家一级社团组织的副职(含)以上职务。
4、填写《分支(代表)机构登记表》。
第二阶段:审核阶段
1、总会秘书处收到申请文件后,组织处在15个工作日内对文件内容进行审核、对申请人资质进行审查。
2、审查通过后组织处与申请人进行约谈。
3、秘书处领导带队实地考察
4、学会领导与分支机构拟任领导人选进行约谈。
第三阶段:筹备阶段
1、批复同意成立筹委会,正式进入筹备阶段。
2、筹备阶段视工作需要应召开一到数次筹备工作会,讨论并确定以下内容:
(1)最终确定分会名称和组织架构;
(2)确定会员发展方式和发展目标;
(3)讨论邀请担任主要职务和名誉职务的人员;
(4)预定召开成立大会的时间、地点;
(5)落实成立大会人员分工;
(6)讨论落实成立大会的资金筹措;
(7)建立大会会务组,正式开始筹备工作。
3、筹备工作会前应提交参会人员名单,会后提交会议纪要,如认为已筹备成熟,可提交申请召开成立大会的请示并附方案。
4、方案内容应包括筹备进展情况,副会长(副主任委员)、秘书长、副秘书长以上人员详细资料(含照片、电话、单位、职务职称等)、成立大会的详细安排:
(1)时间、地点
(2)议程
(3)参会人数
(4)参会领导
(5)会议资料(包括参会人员名录、会议指南、大会背景板、代表证、嘉宾证、聘任证书等会议资料)、会议预算及经费来源。
第四阶段:大会成立阶段
1、秘书处审核其请示及方案后,批复同意召开成立大会。
2、会议前10天应提交证书制作名单,并缴纳证书制作费用,经总会计划财务处签署意见后印刷。(总会统一制作发放所有分支机构各类证书,并收取相应的工本费用,其中常委及以上证书
80元/个,委员证书40元/个。)开会前按照《分支机构管理办法》缴纳当年服务会费。
3、会后应将新闻通稿、领导讲话、照片、会议资料及其他补充资料,会员详细资料发至总会。